En este momento, tengo 35 mensajes en la bandeja de entrada del móvil, procedentes de mi cuenta de correo del trabajo, de la de Hotmail y de la de Google. No son demasiados, pero he de reconocer, además, que soy de ese tipo de personas que no me importa llevar 1.500 mensajes sin leer en el móvil (en el Outlook del trabajo, es otra cosa).
¿Has caído en la cuenta de que el mundo se divide en dos tipos de personas, las que permanecen tranquilas cuando tienen la cuenta de correo a rebosar y las que se esfuerzan continuamente en tenerla ordenada y vacía? ¿De qué #team eres?
Ya se han elaborado estudios al respecto. Un 'paper' de Laura Marulanda-Carter y Thomas W. Jackson, investigadores de la Universidad de Loughborough (Reino Unido), titulado 'Efectos de la adicción al e-mail e interrupciones sobre los empleados' desveló que el 70% de los correos de trabajo se contestaban a los seis segundos de que llegaran a la bandeja de entrada.
El informe señalaba cuáles eran las características de las personas que tienen un problema con los correos:
- Se preocupan por los mails.
- Necesitan tener más tiempo para leer mails.
- Hacen repetidos esfuerzos sin éxito para controlar, reducir o parar el uso de e mails.
- Pasan más tiempo usando el email de lo que quisieran.
- Abren el email, antes de hacer cualquier otra cosa.
- Dejan los programas de correo siempre abiertos.
- Revisan el email cada hora (o menos?).
¿Cumples algunos de estos requisitos?
Necesidad de control
Un artículo de 'The Atlantic' explica el experimento realizado por Gloria Mark, profesora de Informática en la Universidad de California, Irvine. En él, los trabajadores seleccionados no podían usar su correo electrónico durante una semana, tiempo en el que se les equipó con un monitor de ritmo cardíaco. ¿El resultado? Los niveles de estrés bajaron significativamente.
Una de las conclusiones de Mark fue que, para algunos individuos, su relación con el e-mail está estrechamente relacionada con la necesidad de controlar. De hecho, el artículo menciona que uno de los sujetos le dijo: "Dejo que el sonido de la campana y las ventanas emergentes controlen mi vida".
¿En serio?
La hipótesis de la experta es que revisar constantemente el correo, contestar e-mails y borrar compulsivamente papeleras y correos no deseados muestra una personalidad que es muy susceptible al hecho de perder el control, que sufre si se pierde algo de información.
Esta obsesión por el control es un problema en sí mismo, pero se añade otro más, que es la pérdida de la productividad laboral. Gloria Mark afirma que "tardamos de media unos 25 minutos en volver a una tarea cuando nos interrumpen", dice.
¿Cómo resolver esto?
Con una gestión razonable de nuestra bandeja de entrada, que nos permita librarnos de la esclavitud de estar continuamente chequeándola y de esa necesidad de control (que se puede convertir en obsesión patológica) pero sin perder eficacia en nuestro trabajo.
Las recomendaciones de Laura Marulanda-Carter y Thomas W. Jackson son las siguientes:
- Elige un número realista de veces que vas a chequear el correo.
- Fija horas concretas a lo largo del día para revisarlo.
- Establece cuánto tiempo vas a dedicarte al correo.
- Decide qué vas a hacer concretamente en ese tiempo.
Por ejemplo, voy a revisar el correo 3 veces al día: al llegar al trabajo, antes de comer y a media tarde. Y le voy a dedicar 30 minutos como máximo. La primera sesión va a ser para leer; la segunda, para leer y responder; la tercera; para enviar y archivar.
Cuatro tips más
- Sigue un horario que sea regular y consistente.
- Dedica tiempo a acostumbrarte a este nuevo horario de gestión para cerciorarte de que es operativo.
- Mientras no estés en esas sesiones de mail, sal del programa o desconecta las notificaciones para poner atención a las otras cosas que estés haciendo.
- Si tienes contactos que estén acostumbrados a que les respondas inmediatamente, explícales que vas a establecer un horario para contestar e-mails y que, si tienen algo urgente, que se pongan en contacto contigo de otra manera o bien, que lo hagan con otro compañero.
Todos estos consejos te harán pasar del team #vaciarlabandejacorriendo al team #gestionartuemailconcabeza. Duele, pero verás como merece la pena. ¿Estás preparado?
Begoña Alonso es experta en ocio, cultura y estilo de vida, coordinando la sección de Living en Elle.es desde hace más de seis años. Llevar la sección de Living supone que lo mismo escribe un reportaje sobre las mejores series de terror de Netflix, que un artículo de viajes y lunas de miel, un perfil de una activista feminista o un listado de los mejores libros de la historia que tienes que leer.
Siempre suele decir que la vida no le da para todo: libros, agenda, música, ocio, cine, series, plataformas de streaming (Netflix, Amazon, HBO, Disney+, Filmin, Movistar+, Apple TV+…), maternidad, televisión, feminismo, viajes, cultura, ‘lifestyle’, motor, tecnología… Pero es capaz de llegar a todas partes para ofrecer siempre los contenidos más actuales e interesantes.
Begoña Alonso se licenció en 1999 en Periodismo en la Universidad Complutense de Madrid, pero cuenta casi con 30 años de experiencia en la profesión. Se estrenó en medios locales como Huelva Información o Las Provincias, pasó por radios vecinales haciendo programas de cine y luego aterrizó en el mundo del papel, en medios como La Razón, Maxim o Reporter.
Tras 9 años dedicada al ‘branded content’, Begoña lleva una década en ELLE, el mismo tiempo que ha transcurrido desde que consiguiera el Premio 20 Blogs por ‘The Best of the 80s’, un blog de música de los 80, una de sus pasiones. También adora las películas de boda y se pasa más tiempo planificando viajes que llevándolos a cabo, pero eso es otra historia.
